En ce moment, tout le monde parle de la façon dont le monde du travail change, ou va changer, à cause du Covid-19. Nous avons déjà abordé les défis auxquels vous serez confronté durant ce processus, le plan d'action en 10 étapes pour manager vos équipes dans un contexte de changement et évoqué le sujet des nouvelles méthodes de recrutement. Il y a cependant un autre domaine qui a son importance: comment le Covid-19 et les nouvelles méthodes de travail impactent la manière dont vous intégrez vos nouveaux collaborateurs.
Un moment crucial pour les nouveaux collaborateurs
Des recherches ont montré que le coût moyen d'une embauche est d'environ 3600 euros. Mais une intégration hasardeuse peut avoir des conséquences sur le moral des nouvelles recrues, comme les rendre inefficaces et les inciter à partir, gaspillant ainsi tout le temps et toutes les ressources que vous avez consacrés à les trouver, les recevoir en entretien et les embaucher. En perfectionnant votre processus d'intégration, vous augmentez les chances de rentabiliser votre investissement, ce qui est particulièrement important car la plupart des organisations veillent très attentivement aux résultats pendant la période de confinement.
Les défis que pose l'intégration à distance doivent être relevés si vous voulez que votre organisation soit réellement résiliente à l'avenir. Si vous ne parvenez pas à intégrer de nouveaux talents dans l'entreprise, cela affectera les performances de chaque service, sans parler de votre vivier de talents et de vos efforts de planification des promotions.
Chez Thomas International, nous avons eu le plaisir d'accueillir quelques nouveaux collaborateurs pendant le confinement. Nous avons fait le point avec eux et avec nos responsables du recrutement pour découvrir ce qui fonctionne bien - et ce qu'il faut éviter - lors de l'intégration de personnes à distance.
7 conseils pour l'intégration à distance des nouveaux collaborateurs
1. Rappelez-vous que la relation commence avant la date d'arrivée dans l'entreprise
Il est bon de se rappeler que votre nouveau collaborateur s'est fait une opinion de votre organisation dès la première prise de contact avec vous. "La relation entre le futur collaborateur et l'entreprise commence à se construire pendant le processus de recrutement, et se développe entre la rédaction de l'annonce et la prise de fonction", observe Gillian Ward, responsable des ressources humaines chez Thomas. "Tout comme lors de l'embauche, il est essentiel de communiquer régulièrement et que les RH coordonnent correctement tout le travail préparatoire avant que le collaborateur ne commence - des exigences légales telles que les contrats, à l'installation informatique, en passant par un courriel de présentation du nouvel arrivant à l'organisation".
L'utilisation d'évaluations au cours du processus de recrutement peut réellement aider les managers et les équipes à se familiariser avec le comportement, le style de communication, les aptitudes et la personnalité des nouvelles recrues, afin qu'elles puissent immédiatement adapter leur propre style de communication et de travail à leur nouveau collègue.
2. L'excès de communication n'existe pas !
En effet, ce n'est que lorsque qu'on travaille à distance que l'on se rend compte de l'ubiquité de la communication au bureau. Corinne Cabri, associée en stratégie ayant rejoint Thomas pendant le confinement indique qu'une communication fréquente et régulière a été la clé du succès de son intégration.
"Ce qui vient naturellement quand vous êtes face à face a tendance à ne pas se produire à distance - il est très facile de mal se comprendre, ou de ne pas saisir certaines nuances. La transparence, l'ouverture et la clarté sont essentielles - et ces choses sont plus faciles lorsque la nouvelle recrue, son équipe et son manager continuent d'échanger".
Notre responsable du recrutement, Luis Filipe, est d'accord. "J'ai travaillé dur pour poser des questions directes aux nouveaux collaborateurs avec lesquels je travaille. Je leur demande ouvertement s'ils apprécient leur travail, s'ils sont heureux et si je peux faire quelque chose pour améliorer leur quotidien".
Bien sûr, il est important de prendre en compte la manière dont chaque personne préfère travailler et communiquer. Certains préfèrent les conversations en face à face - auquel cas vous devez être prêt à organiser une visioconférence au pied levé - tandis que d'autres préfèrent les courriels réguliers pour faire le point.
3. Impliquez les nouveaux collaborateurs dans les réunions concernant les projets en cours, mais n'insistez pas sur leur participation active
Si tout le monde était au même endroit, votre nouveau collaborateur pourrait rapidement observer les gens autour de lui. En observant, il commencerait à comprendre comment ses collègues interagissent - qui est bruyant, qui est calme, qui est dominant et qui se retient. Bien entendu, travailler à distance signifie que cette osmose ne se produit pas d'elle-même, il faut donc la provoquer.
"Les réunions de groupe vous permettent de voir comment les autres équipes travaillent et sur quoi elles travaillent, tout en vous donnant une idée des différentes relations interpersonnelles sur votre lieu de travail", observe Corinne. "Tout cela crée un sentiment d'appartenance à l'équipe - même si vous n'apportez rien vous-même".
Cette dernière partie est également importante. Tout le monde ne sera pas à l'aise pour parler à un grand groupe - surtout s'il s'agit d'un groupe de personnes qu'il vient de rencontrer. Pour certains, le simple fait d'être présent suffira. Les évaluations psychométriques de Thomas donnent un aperçu réel du style de communication préféré de vos collaborateurs (qu'ils soient en poste depuis longtemps ou qu'ils viennent d'arriver). Pour vous tenir au courant de ce qui mettrait ou non votre nouveau collaborateur à l'aise, veillez à donner la priorité à une évaluation comportementale dans le cadre du processus de recrutement.
4. Utilisez les évaluations afin de mieux comprendre qui est votre nouvelle recrue
Tout le monde travaille à sa manière, mais il peut être très difficile de comprendre comment quelqu'un préfère travailler et d'adapter votre style de communication et de management à sa situation si vous ne le voyez que lors d'appels vidéo ou si vous parlez par le biais de discussion. C'est pourquoi, plus que jamais, cela vaut la peine d'utiliser des évaluations pour comprendre la personnalité, le comportement et les aptitudes de votre nouveau collaborateur.
"Lorsque nous avons fait l'évaluation comportementale de Corinne, dit Luis, nous avons découvert qu'elle avait un profil comportemental similaire au mien. Nous avons ensuite eu une conversation ouverte sur nos styles de travail et de communication préférés et sur ce que cela signifiait pour notre relation de travail".
"Chez Thomas, il est courant de partager les résultats des évaluations dans toute une équipe et même dans toute l'organisation", ajoute Corinne. "Je pense que cela m'a aidé à comprendre les autres membres de mon équipe et à m'intégrer dans la dynamique de l'équipe, mais sans que cela ne soit trop personnel ou conflictuel. Le simple fait de faire cela m'a aussi appris beaucoup sur la culture chez Thomas".
5. Ne faites pas du travail l'unique priorité
Nous avons parlé de l'importance d'organiser des rencontres pour permettre aux nouveaux arrivants de faire connaissance avec leurs collègues et d'échanger sur l'entreprise, les métiers, etc. Mais au bureau, les liens entre collègues et entre équipes se forment autour de discussion sur le football, le cinéma ou simplement sur la pluie et le beau temps. Il est tout aussi important de créer des occasions pour ces interactions qui ne sont pas liées au travail.
"Mon équipe se réunit tous les matins pour parler de tout ce qui nous passe par la tête. Cela peut être lié à un projet, mais nous ne parlons pas du travail par principe! La moitié du temps, nous ne parlons que du week-end ou de notre vie sociale. Cela nous permet de rester soudés en tant qu'équipe".
Luis recommande de varier les horaires de ces réunions afin de tenir compte des différents styles au travail de chacun. "Certaines personnes préféreront parler le matin, tandis que d'autres voudront se mettre au travail pendant qu'elles ont de l'énergie. Pour d'autres, les discussions sociales après le travail se heurteront à la garde des enfants. Une discussion de 30 minutes à des moments différents chaque semaine permet de conserver une dynamique sans exclure personne".
6. Le tour de table n'est pas indispensable
Une chose sur laquelle tout le monde s'est accordé est qu'il n'est pas nécessaire d'essayer de recréer la visite des locaux où le nouveau collaborateur est présenté à tout le monde dans l'organisation.
"Je pense que les nouvelles recrues sont généralement débordées quand elles prennent leur poste, et ce phénomène est amplifié lorsque cela se fait à distance", déclare Stephen Cuppello, psychologue chez Thomas. "Je pense que la chose la plus importante à faire est d'indiquer aux nouveaux arrivants à qui s'adresser pour obtenir des informations et des conseils, et comment les contacter".
Une tactique particulièrement efficace consiste à associer chaque nouvelle recrue à un mentor vers lequel se tourner pour échanger ou obtenir des conseils et des informations ; un "parrain" ou "compagnon". Cette personne aiderait le nouveau venu à découvrir les équipes et la culture de l'entreprise dans son ensemble, ce qui signifie que la responsabilité de présenter le nouveau venu à l'entreprise n'incombe pas uniquement à son équipe, qui a elle aussi besoin de poursuivre normalement son activité.
7. Rappelez à tous que cela est important
Même dans les meilleures conditions, il peut être difficile de motiver vos collaborateurs à faire les efforts nécessaires pour intégrer un nouveau collègue. Mais maintenant que les nouveaux arrivants tentent d'établir des relations de travail et de se faire une place tout en travaillant à distance, il est primordial que chacun dans l'organisation prenne le temps de leur dire bonjour et de les soutenir.
Qu'il s'agisse d'une note sur le chat des équipes ou d'un appel programmé à l'heure du déjeuné, faites comprendre à tout le monde la différence qu'un peu d'interaction peut faire pour votre nouveau collaborateur. Les collaborateurs se disent souvent "je me suis débrouillé sans ça", mais n'ont-ils vraiment pas été accueillis et soutenus par leurs collègues lorsqu'ils ont commencé ? demande Gillian. "Et même si c'est vrai, cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas rendre l'expérience des nouveaux arrivants meilleure qu'elle ne l'était à l'époque.
Il s'agit de communiquer votre culture
En réalité, le succès de l'intégration d'un nouveau collaborateur se résume à lui faire sentir qu'il est le bienvenu, à le motiver, et à l'aider à établir de bonnes relations de travail avec ses collègues et ses managers. En d'autres termes, l'accueillir dans la culture de votre organisation.
La plupart des organisations disposent déjà de la technologie nécessaire pour rendre cela possible. Le défi consiste maintenant à savoir comment communiquer votre culture aux nouveaux arrivants à l'aide de ces outils, ce qui nécessite une réflexion et une planification plus actives que si vous étiez tous présents physiquement au bureau. Travailler à domicile signifie qu'il n'y a pas d'interactions aléatoires, ni de conversations inopinées ou d'atmosphère à apprécier, à ressentir. Votre culture doit leur être présentée par le biais de conversations avec des collègues, de suivi de la part des managers et d'un engagement proactif de la part de toute l'entreprise.
Cela signifie également qu'il est essentiel de prendre en compte toutes les personnalités - tant celles des nouveaux venus que celles qui composent l'équipe - afin de prendre les mesures nécessaires pour le mettre à l'aise et leur faire savoir comment interagir et tirer le meilleur parti de cette équipe.
Si vous y parvenez, vous serez non seulement capable d'intégrer à distance vos nouveaux arrivants, mais vous pourriez même trouver votre processus d'intégration plus efficace une fois que vous retournerez tous au bureau.
Alors, quelle est la prochaine étape ?
- Déterminez comment vous pouvez améliorer la communication avec les candidats tout au long du processus de recrutement afin d'exposer votre culture et vos valeurs avant leur intégration.
- Appuyez-vous sur les évaluations que vous avez utilisées dans le cadre du processus de recrutement pour adapter votre plan d'intégration à votre nouvelle recrue, et pour savoir comment l'aider à être productif dès le premier jour.
- Prenez le temps d'aider les managers à comprendre les styles de communication et de travail du nouvel arrivant afin qu'ils puissent le manager plus efficacement, surtout à distance.
- Partagez les résultats de l'évaluation en équipe afin d'aider la nouvelle recrue à comprendre comment les autres membres de son équipe travaillent et quelle est leur place, sans que cela soit trop personnel.
Etes-vous en train d'établir le meilleur processus de recrutement possible pour un monde post-pandémique ? Consultez notre infographie pratique, qui peut vous aider à trouver le candidat idéal, mais aussi à mettre en place un processus d'intégration réussi. N'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui pour obtenir plus d'information sur nos solutions d'intégration sur mesure.
