Kommunikation är nyckeln. Vi har alla hört det uttrycket. Men vad innebär det för organisatorisk framgång?
För att göra frasen lite mindre slagkraftig kan vi istället uttrycka det med våra affärsbehov i åtanke: Tydlig, öppen och ärlig kommunikation är avgörande för en balanserad teamdynamik och för att leverera resultat. För att uppnå detta behöver vi aktivt bidra till att utveckla effektiva kanaler för teamdiskussioner och införa strategier för att övervinna eventuella kommunikationshinder.
Lägga grunden för öppen kommunikation
Öppen kommunikation hjälper oss alla att göra framsteg och nå resultat och leder till en bättre arbetsmiljö. Det händer dock inte av sig självt. Vi måste aktivt arbeta med vårt team och vår kommunikation för att lägga grunden på vilken vi kan bygga en miljö av öppen kommunikation.
Här är några sätt vi kan göra det på:
Skapa förtroende bland teammedlemmarna
Förtroende är hörnstenen i effektiv kommunikation. Om teammedlemmar inte känner att de kan lita på sina teammedlemmar, kommer de inte att tillåta sig själva att kommunicera effektivt och autentiskt med rädsla för att bli dömda eller missförstådda. När förtroendet har etablerats - genom teambyggande aktiviteter, bra ledarskap och tid tillsammans - kommer teammedlemmarna att vara ärliga i sina interaktioner. Ledare kan uppmuntra detta beteende genom att kommunicera öppet med sina team och hålla dem uppdaterade om beslutsprocesser och samtal som påverkar dem.
Sätt upp tydliga kommunikationsprotokoll
Det finns många kanaler tillgängliga för oss idag som e-post, Slack, videosamtal, personliga möten, teamträffar etc. Beroende på teamets och kommunikationens natur är vissa av dessa kommunikationssätt mer effektiva än andra. Alla teammedlemmar bör förstå vilken kanal de ska använda för att förmedla sitt budskap, vilket innebär att teamledningen bör fastställa tydliga protokoll kring hur och när individer ska dela vilken information. Möten är mest användbara för kunskapsdelning mellan avdelningar som kan gå förlorad via e-post och viktiga diskussioner är bäst att lämna utanför chattkanaler som Slack.
Uppmuntra aktivt lyssnande
45% av kommunikationen handlar om att lyssna. 96% av oss tror att vi är bra på att lyssna men studier visar att människor bara tar till sig ungefär hälften av det de har hört eftersom de inte har lärt sig konsten att lyssna aktivt. Aktivt lyssnande innebär att vi fokuserar vår uppmärksamhet på vad den andra personen säger och stänger ute alla tankar på vad vi ska svara, distraherande tankar om lunch eller tiden, eller hur bra vi är på att lyssna. Vi kan öva och uppmuntra aktivt lyssnande genom att ställa öppna frågor som visar att vi har tagit till oss vad den andra personen har sagt, upprätthålla ögonkontakt och svara icke-verbalt, samt ignorera vår telefon, laptop och andra distraktioner. I en sådan miljö känner sig teammedlemmar hörda och värderade och vi lär oss bättre av varandra.
Strategier för att förbättra teamkommunikation
När grunden är lagd för effektiv teamkommunikation är vi redo att implementera några strategier som ytterligare förbättrar vårt team och vår kommunikation.
Vi kan börja med att utnyttja rätt verktyg och plattformar. Många arbetar idag fortsatt på distans, (enl. SCB så arbetar ca 15% av svenskarna hemifrån minst hälften arbetsveckan och 40% i någon utsträckning) så det är viktigt att förstå digitala kommunikationskanaler. Används de väl kommer kommunikationen att vara sömlös, oavsett fysisk plats. Chattkanaler är bra för att snabbt ställa oviktiga frågor till gruppen och videosamtal kan samla alla rätt personer för att diskutera framsteg och resultat. Vi bör ha alla dessa kanaler inställda och tillgängliga för alla teammedlemmar.
Regelbundna avstämningar kan vara oerhört fördelaktiga, särskilt när de hålls korta och strukturerade. En daglig avstämning med teammedlemmarna ger alla chansen att uppdatera om sina framsteg, dela problem de behöver hjälp med och hålla alla engagerade i teamets mål. Ledare kan sätta upp dessa mötestider och ta ledningen, men hela teamet bör uppmuntras att delta. Dessa möten ger också en möjlighet att fira eventuella framgångar, vilket håller teamet motiverat. Individuella avstämningar kan användas av ledningen med en överenskommen regelbundenhet så att teammedlemmar har dedikerad tid att diskutera sina framsteg och sin utveckling.
Teamledare bör också förespråka en kultur av ansvarstagande och positiv feedback där konstruktiv kritik välkomnas. Teammedlemmar bör uppmuntras att dela sina insikter och förslag öppet, oavsett jobbtitel eller lönenivå, eftersom en mångfald av åsikter är en nyckelingrediens för framgång. Att låta saker vara osagda kan skapa en fientlig arbetskultur där kommunikationen ytterligare bryts ned, så alla behöver kommunicera.
Övervinna kommunikationshinder i team
Vanliga kommunikationshinder inkluderar kulturella skillnader, personliga fördomar och teknologiska utmaningar. Många av dessa kan övervinnas genom utbildning, medvetenhet och bra ledarskap: individer som är ovana kan läras att använda digitala kanaler, mångfaldsworkshops kan göra medarbetare medvetna om kulturella skillnader och ledare kan erkänna personliga fördomar etc. Allt är möjligt.
Det finns också verktyg som Thomas One som ger teammedlemmar insikt i kommunikationspreferenser hos sina kollegor, vilket hjälper till att bryta ner kommunikationsbarriärer inom ett team. Med en förbättrad förståelse av sig själva och sina teammedlemmar kan individer kommunicera mer effektivt.
Förbättra teamkommunikation med Thomas
Det finns många olika kommunikationsstilar. Med Thomas psykometriska tester kan chefer och teammedlemmar bättre förstå både sina egna och sina kollegors kommunikationsstilar. Vi kanske tror att vi känner till våra kommunikationspreferenser men dessa insikter ger oss alla de verkliga svaren, vilket möjliggör mer effektiva interaktioner.
Behöver du extra hjälp med att omsätta lärdomarna från testerna i praktiken? Thomas erbjuder också skräddarsydda workshops, vetenskapligt utformade för att förbättra kommunikation och teamsammansättning - hör av dig så berättar vi mer.
Upprätthålla effektiv kommunikation för långsiktig framgång
God kommunikation är avgörande för framgång. Vi kan alla arbeta på våra grundläggande kommunikationsfärdigheter - förtroende, tydliga protokoll och aktivt lyssnande - för att bli mer effektiva kommunikatörer. Detta bör vara en pågående process, med vårt team som anpassar sig till förändringar och utmaningar längs vägen.
Läs mer om hur Thomas tester och utbildningsalternativ kan vara lösningen för er. Vi är med dig på vägen för ett proaktivt förhållningssätt till att förbättra er teamdynamik och produktivitet genom förbättrad kommunikation.
