Uit een recent rapport van i4CP blijkt dat ongeveer 52% van alle bedrijven elk jaar een functioneringsgesprek houdt. Maar slechts 55% van de medewerkers heeft het gevoel dat deze gesprekken ook echt nut hebben. Het is duidelijk dat bedrijven er goed naast zitten: maar hoe moet het dan wel? Hoe zorg je voor effectieve functioneringsgesprekken die medewerkers blijvend motiveren en stimuleren?
Kort gezegd is een functioneringsgesprek een proces waarin medewerkers hun prestaties en ontwikkeling bespreken met hun manager, maar ook de kans krijgen om hulp te vragen. Tijdens dit gesprek worden de recente prestaties geëvalueerd, maar wordt er ook gekeken naar doelen en kansen in de toekomst en wat de medewerker daarvoor nodig heeft.
Hoe zorgen functioneringsgesprekken voor betere prestaties?
We lichten 5 belangrijke elementen uit om zowel medewerkers als managers te helpen effectievere functioneringsgesprekken te voeren. Dit zorgt voor een beter evenwicht, waarin beiden zich kunnen ontwikkelen en de bedrijfsefficiëntie kunnen maximaliseren.
1. Breng individuele en zakelijke doelen op één lijn
Door de persoonlijke doelen van medewerkers af te stemmen op die van het bedrijf, kun je de wensen van het bedrijf in het werkleven van medewerkers integreren. Dit is een van de vele voordelen die functioneringsgesprekken hebben voor zowel medewerkers als het bedrijf. Als medewerkers inzicht hebben in het overkoepelende doel en iedereen aan hetzelfde doel werkt, zal er een groter gevoel van toewijding en loyaliteit ontstaan. Het moreel en de motivatie van medewerkers zal toenemen, wat op zijn beurt voor een beter personeelsbehoud en meer betrokkenheid zorgt.
Je kunt sneller handelen en betere zakelijke beslissingen nemen door doelen af te stemmen, functieverwachtingen te communiceren, de voortgang bij te houden en de sterke en zwakke punten van medewerkers te identificeren. Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen wat het bedrijf wil bereiken en hoe hun functie en prestaties bijdragen aan de kernmissie van het bedrijf. Zo kun je hun inspanningen op een transparante manier op één lijn brengen met de doelstellingen.
2. Bespreek de 7 drijfveren van betrokkenheid
Om een effectief beoordelingssysteem te ontwerpen, moet je een vertrouwelijke omgeving creëren, waarin medewerkers openlijk kunnen reflecteren op hoe zij zich voelen op het werk. Laat elke medewerker tijdens het functioneringsgesprek nadenken over de 7 drijfveren van betrokkenheid.
- Vrijheid - hebben ze de flexibiliteit om te kiezen en beslissingen te nemen?
- Duidelijkheid - zijn er duidelijke doelen?
- Uitdaging - doen ze leuk en zinvol werk?
- Groei - hebben ze mogelijkheden om zich te ontwikkelen?
- Erkenning - krijgen ze lof en waardering?
- Saamhorigheid - bestaat er samenwerking, steun en vertrouwen binnen het team?
- Stem - worden hun ideeën en meningen gerespecteerd?
Laat medewerkers bijvoorbeeld alle drijfveren een cijfer geven op een schaal van 1 (nooit) tot 7 (altijd). Zo kun je ontwikkelingen bijhouden.
3. Vier successen
Effectieve beoordelingsgesprekken kunnen prestatieverhogend werken. Neem daarom ook de tijd om te reflecteren op individuele successen. Dit is een uitstekende manier om het zelfvertrouwen te vergroten en medewerkers te motiveren nog beter te presteren. Ook kun je goede prestaties bij een bepaalde taak vertalen naar een ander gebied.
Het bespreken van prestaties hoeft niet vanuit de manager te komen. Medewerkers moeten zich ook voorbereiden op een functioneringsgesprek door te bedenken waar ze trots op zijn, zodat ze kunnen laten zien wat ze bijdragen binnen het bedrijf en hun successen kunnen relateren aan zowel hun persoonlijke doelen als die van het bedrijf.
4. Ontdek waar uitdagingen liggen en bied hulp
Een functioneringsgesprek is de ideale context om een gesprek te voeren over eventuele hulp die nodig is, persoonlijke ontwikkeling en uitdagingen waar mensen in hun dagelijkse werk mee worden geconfronteerd. Je kunt functioneringsgesprekken zinvoller maken door te investeren in trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden die het beste passen bij specifieke individuen, open vragen te stellen over eventuele hulp die je zou kunnen bieden en te bespreken of er belemmeringen in hun vaardigheden zijn waar ze iets aan willen doen.
Hoewel 61% van de medewerkers zegt dat ze onmiddellijke feedback van hun baas en collega's zouden waarderen, zegt slechts 24% dit ook te krijgen. Toch gelooft 54% van de CEO's dat ze wél directe feedback geven. - Achievers
Pak uitdagingen proactief aan. Medewerkers moeten de verantwoordelijkheid nemen voor hun carrièreontwikkeling en waar nodig geholpen worden door hun manager. Dit "tweerichtingsverkeer" zorgt ervoor dat beide partijen evenveel investeren in het succes van de ander.
5. 360 graden feedback implementeren
360 graden feedback biedt je bedrijf een objectief kader om tekortkomingen in de prestaties te identificeren, zelfbewustzijn te ontwikkelen en een omgeving te creëren waarin constructieve, eerlijke feedback gegeven kan worden. Zo kunnen mensen snel en gemakkelijk feedback over hun prestaties krijgen van hun managers, collega's, teamleden en klanten en deze feedback vervolgens vergelijken met hun eigen perceptie van hun prestaties.
Dit soort feedback geeft een extra dimensie aan functioneringsgesprekken. Hoe een persoon zich op het werk ziet (qua gedrag en competenties) wordt vergeleken met hoe collega's hem of haar zien. Feedback van anderen kan mogelijkheden voor verdere ontwikkeling bieden, omdat er inzichten naar boven kunnen komen waar de persoon zelf en de manager niet van op de hoogte zijn.
Lees hier meer over hoe het implementeren van 360 graden feedback in functioneringsgesprekken kan helpen bij het transformeren van je mensen, teams en cultuur!
