Maak kennis met Gillian Ward, een doorgewinterde HR-leider die het allemaal heeft gezien in haar ervaring die zich uitstrekt over meer dan drie decennia. In haar laatste rol als Human Resources Manager bij Thomas International heeft Gillian haar werk vanaf dag 1 strak ingericht! In dit openhartige gesprek spreekt ze over de uitdagingen van het werken op afstand, de beproefde strategieën om mensen zich veilig te laten voelen en hun productiviteit.
V: Wat zijn de grootste uitdagingen waar werknemers momenteel voor staan?
In het begin van de lockdown hebben we in al onze kantoren een betrokkenheidsonderzoek uitgevoerd. De belangrijkste inzichten hadden minder te maken met het eigenlijke werk (hoewel een verhoogde werkdruk een zorg was), maar meer met de persoonlijke en praktische uitdagingen die gepaard gaan met het werken op afstand gedurende zo'n lange periode. Het managen van ambiguïteit, het werken in afzondering, het balanceren van werk en thuis (multitasking, thuisonderwijs), en in het algemeen het vervagen van de grenzen tussen werk en thuis, waren slechts enkele uitdagingen waar mensen mee te maken hebben.
V: Hoe probeer jij dit aan te pakken en wat is jouw advies aan leiders?
Stap 1 is een transparante, frequente en open communicatie. We zijn proactief geweest met informatie, inclusief waar we als organisatie staan, wat ons te wachten staat en hoe we medewerkers kunnen ondersteunen. We maken gebruik van verschillende communicatiekanalen zoals stand-up meetings, virtuele pubs, e-mails en een-op-een gesprekken.
Andere aspecten zijn de uitdagingen op het gebied van de geestelijke gezondheid en het welzijn waarmee onze medewerkers en de samenleving als geheel momenteel mee worden geconfronteerd. Ik weet uit ervaring dat one-size-fits-all interventies meer schadelijk dan nuttig kunnen zijn. Bij Thomas houden onze maatregelen rekening met bredere aspecten zoals diversiteit en inclusie, gezondheid en veiligheid, en persoonlijke inzichten zoals managementstijlen en communicatiestijlen inclusief coaching.
Mijn advies aan andere HR- en bedrijfsleiders is om mensen in staat te stellen verantwoordelijkheid en eigenaarschap te nemen voor het stimuleren van intitiatieven vanuit hun organisatie in het kader van welzijn. Een plan waarbij people managers nauw samenwerken met hun teamleden zal veel meer succes hebben dan als er zaken vanuit HR (schijnbaar!) worden opgedrongen aan de organisatie. Investeer in het ontwikkelen van de vaardigheden van je lijnmanagers; help hen om diepe, inzichtelijke gesprekken te voeren zonder opdringerig te zijn, en gebruik de feedback van medewerkers samen met inzicht in hun persoonlijkheid om een op maat gemaakt actieplan te hebben. Natuurlijk hebben onze managers het geluk dat ze toegang hebben tot alle Thomas-tools, waardoor ze inzicht hebben in hun medewerkers. Door gebruik te maken van onze assessments op het gebied van gedrag, competentie, emotionele intelligentie en persoonlijkheid hebben ze meer inzicht in hoe ze met verschillende leden van hun team kunnen communiceren en leiding kunnen geven.
V: Heeft de overgang naar meer werken op afstand invloed op het vermogen van jou en je people managers om werknemers te helpen met hun dagelijkse behoeften?
Wat ik het meest mis, is dat je nu niet in staat bent om de onmiddellijke informele face-to-face communicatie op te pikken, en je niet in staat bent om die vitale non-verbale signalen op te pikken om de behoeften van je medewerkers echt te begrijpen. Ik mis informele input en feedback van de laag van mensen met wie ik niet direct contact heb.
Het betekent dat ik, en alle managers, harder moeten werken aan onze communicatievaardigheden, ons Zoomgedrag bijvoorbeeld. Onze organisatie heeft kantoren in 60 landen met ongeveer 24 tijdzones, en is technisch gezien goed gefaciliteerd. We maken gebruik van Zoom, Microsoft-teams, en nog een aantal andere tools om een wereldwijde organisatie te kunnen runnen en dit maakte een enorm verschil om samen te kunnen werken al voordat de pandemie ons trof.
Het is belangrijk dat we een cultuur van betrokkenheid, vertrouwen en oprechte verbondenheid op afstand creëren. We hebben een overzicht van beloftes voor werken op afstand ontwikkeld waarin de inzet van het Senior Leadership Team (SLT) is vastgelegd om medewerkers te ondersteunen en in staat te stellen om op afstand te werken. Ook afspraken omtrent gedrag dat we allemaal kunnen aannemen om onszelf en anderen te ondersteunen bij het werken op afstand. Als bedrijf hebben we ook een nieuw rapport 'Succesvol Managen Op Afstand' ontwikkeld, dat we in teamsessies hebben gebruikt om inzicht te krijgen in de sterke punten en beperkingen die elke persoon in het team kan hebben als hij of zij op afstand werkt. Het heeft ook andere leden van het team geholpen om te begrijpen hoe ze moeten helpen en wanneer ze hulp moeten vragen als ze op afstand werken.
V: Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat teams goed blijven functioneren en resultaten leveren?
Terwijl we bouwen aan een cultuur van ondersteuning en flexibiliteit, moeten we uiteraard onze klanten blijven bedienen en als organisatie vooruitgang boeken. Er moet dus een evenwicht worden gevonden. Managers zijn hier de sleutel. Ze moeten hun teamdynamiek begrijpen, regelmatig individuele afspraken maken, doelstellingen en OKR's vastleggen en een vertrouwensrelatie met hun teamleden opbouwen.
Als manager probeer ik het comfort te maximaliseren en angst en stress voor mijn team te verminderen. Hoe meer controle mensen hebben over hun werk en leven, des te minder stress ze ervaren en productiever ze zijn.
V: Als je één aanbeveling zou kunnen geven aan people managers om de prestaties van het team te verbeteren, wat zou dat dan zijn?
Zoals ik al eerder heb gezegd, past één maat niet helemaal. Leer de beste manier om contact te maken en te communiceren met individuele teamleden. Gebruik psychometrische hulpmiddelen (zoals Thomas) om begrip en inzicht te krijgen. Het gebruik van de Thomas persoonlijkheidsassessment kan je bijvoorbeeld waardevolle inzichten geven in hoe je medewerkers hun werk benaderen en of er risico aanwezig is dat ze kunnen ontsporen. Maar als je er niet zeker van bent hoe een teamlid gemanaged wil worden, vraag het hem dan gewoon!
V: Wat zijn de top 3 dingen waar je je als HR op richt na de lockdown?
1. Veiligheid en gezondheid staan voorop, en dat geldt ook voor het welzijn van onze mensen. We erkennen dat er een aanzienlijke invloed is op de geestelijke gezondheid en we onderschatten het werk dat we op dit gebied moeten doen niet. We maken ook plannen voor een veilige werkplek die voldoen aan de lokale wetgeving en rekening houden met de grondbeginselen.
2. We willen inspelen op het feit dat teams tijdens de lockdown verschillende relaties hebben ontwikkeld. Ze begrijpen en respecteren elkaars persoonlijke omstandigheden nu waarschijnlijk veel beter. We zullen ons richten op het behoud van dat begrip en respect, samen met een verhoogde acceptatie van flexibel (en niet alleen op afstand) werken in het algemeen.
3. Het is ook belangrijk dat er geen oordeel van anderen is voor de individuele beslissingen die zij moeten nemen over hun werkomstandigheden als de lockdown verder versoepeld. Individuele werknemers moeten zich bevoegd voelen om de juiste beslissingen voor hen en hun gezin te nemen.
V: Zijn er tips om werknemers betrokken en gefocust te houden?
Om ervoor te zorgen dat je mensen zich betrokken en gewaardeerd voelen, is frequente, open en transparante communicatie van vitaal belang. Het is noodzakelijk om te begrijpen wat je mensen individueel en collectief motiveert (door middel van enquêtes).
Om mensen gefocust en gemotiveerd te houden, gebruik je wellicht mechanismen zoals workload management, OKR's, KPI's of BHAG's.
Om de betrokkenheid van je medewerkers te stimuleren, moet er een systeem zijn ter ondersteuning van het welzijn van je mensen met positieve opvolgingen.
V: Welke alarmbellen moeten managers in de gaten houden bij hun medewerkers, zodat ze snel kunnen schakelen?
Zowel de manager als de teamleden moeten in staat zijn om elkaar te begrijpen om eventuele gedragsmatige rode vlaggen te herkennen, maar dan wel zonder aannames te doen over wat er achter die vlaggen zou kunnen zitten. Sommige vroege signalen die je tegen kunt komen: slechte concentratie, te veel stress, afgeleid, weifelende besluitvorming, tranen, kort lontje, sneller praten dan normaal, om de pot heen draaien, of juist teruggetrokken zijn.
Als je deze symptomen opmerkt, begin dan eerst een gesprek door je eigen ervaring te delen. Een conversatie starten met "Dit is moeilijk, vind je niet? ", of "Ik vind deze situatie stressvol, hoe zit het met jou? " zal vaak iemand helpen om zich open te stellen.
V: Hoe kunnen organisaties hun mensen blijven ontwikkelen?
Ontwikkeling betekent niet altijd dat er sprake is van opwaartse progressie, het gaat vaak om persoonlijke groei. Een individuele medewerker is minstens zo verantwoordelijk voor zijn of haar persoonlijke groei als de organisatie, of eigenlijk zelfs meer. Organisaties kunnen mensen stimuleren om te groeien door middel van online-learning binnen hun eigen vakgebied of werkveld, maar het oppakken van een nieuwe vaardigheid, zoals een nieuw muziekinstrument of een nieuwe taal, of gewoon door betrokken te raken bij iets waar je gelukkig of blij van wordt (vrijwilligerswerk etc) zal zeker een grote rol spelen bij het bereiken van individuele persoonlijke groei.
Hoewel ontwikkelbudgetten krap kunnen zijn, kunnen bedrijven actief creatieve plannen m.b.t. persoonlijke groei delen, deze als initiatieven voor werknemersbetrokkenheid uitvoeren, werknemers aanmoedigen en prestaties stimuleren.
V: Zijn er tips voor organisaties die aan het werven zijn?
Toptalenten werven is nog steeds een uitdaging zijn. Een tip voor bedrijven is om de zelfredzaamheid van managers die aan het werven zijn te stimuleren, aangezien zij eindverantwoordelijk zijn voor de werving voor hun vacatures. HR kan een meerwaarde bieden in het sollicitatieproces (zorgen voor goede match en culturele afstemming) en bij het inwerktraject (het faciliteren van passende training). Psychometrische assessments zijn onmisbaar in deze tijd, omdat ze je helpen de beste persoon voor de rol te vinden in termen van gedrag, capaciteiten en persoonlijkheid, naast de werkervaring van je kandidaat. Ze helpen managers de juiste kandidaat te vinden die geschikt is voor hybride werken. Ze geven ook aan welke kandidaten het beste passen qua gedrag bij de rest van hun team en hoe snel ze kunnen leren. Dit is uiteraard weer een integraal onderdeel van het inwerktraject en het omarmen van hun nieuwe rol, al dan niet op afstand.
V: In hoeverre verschilt online recruitment van face to face interviews?
Nou, het kan best nog wel eens een uitdaging zijn om virtueel dezelfde informele sfeer te bereiken als in een face to face sessie om de kandidaat op zijn/haar gemak te stellen. Koffie met iemand drinken leidt tot andere inzichten dan een ontmoeting via Zoom. Bovendien is het moeilijker om de culturele fit van een kandidaat vast te stellen als we hem of haar virtueel interviewen. De toegevoegde waarde van psychometrische inzichten om persoonlijkheid en gedrag te begrijpen van de kandidaten zal toenemen.
V: Wat komt op de eerste plaats? Competentie of culturele fit?
Nou, mijn gevoel is dat culturele fit op de eerste plaats komt. Tijdens het interview met een kandidaat kijkt HR naar de culturele fit en de waarschijnlijke afstemming op de bedrijfswaarden, de manager richt zich op het identificeren van de competenties van de kandidaat, de fit met het team en het potentieel.
V: Hoe kan HR hun managers ondersteunen om gemotiveerd te blijven zodat ze hun teams kunnen ondersteunen?
Dat is een geweldige vraag! Helaas gaan de meeste mensen ervan uit dat managers en leiders het altijd goed doen, waarschijnlijk omdat ze een hogere beloning hebben of gewoon meer senior, meer ervaren zijn zodat ze er 'mee om kunnen gaan'. Als HR manager ondersteun ik onze leiders door een veilige ruimte te bieden voor coachings-gesprekken. Het is belangrijk om objectief maar ook persoonlijk met je leiders in gesprek te gaan om hun welzijn te ondersteunen.
Als je vragen hebt voor Gillian of moeite hebt met het werken op afstand, neem dan hier contact met ons op.
