Inhoudsopgave
Onboarden begint een steeds groter deel van employer branding uit te maken. Zie het als het opbouwen van een gezonde relatie met een medewerker vanaf het allereerste begin. Je wilt dat iedereen zich op zijn gemak voelt, openstaat voor vragen en gesprekken en, nog belangrijker, gewaardeerd wordt om wat hij of zij doet.
Onboarding gaat over het creëren van de juiste werkomgeving die je in staat stelt om bovenstaande te doen. Maar ook om het begrip dat recruitment een continu proces is en meer vereist dan een mooie welkomstbrief, een overweldigende eerste dag of een inwerkprogramma voor de eerste week. Het gaat over een cultuur die zorgvuldig moet worden opgebouwd en die elke medewerkers de mogelijkheid geeft om te gedijen in zijn of haar nieuwe rol, het team en in de organisatie.
Het creëren van het proces gaat over het optimaliseren van de beste HR-ideeën en de ontwikkeling van een systeem dat werkt voor het bedrijf én de nieuwe starter. Van het sollicitatiegesprek tot het uiteindelijke groeien in de functie en het behouden van talent – een optimaal onboardingproces is van essentieel belang.
In deze blog geven we inzicht in wat onboarding is, het belang ervan en de verschillende fasen die we onderscheiden. Daarnaast geven we praktische tips over hoe jij een onboardingproces in je organisatie kunt opzetten.
Wat is onboarding van werknemers?
Onboarding is het integratieproces dat zorgt voor een soepele overgang van werknemers in hun functie en in de organisatie. De manier waarop kan echter van bedrijf tot bedrijf verschillen, aangezien onboarding ook een strategie kan zijn voor huidige werknemers om meer vertrouwd te raken met bepaalde activiteiten of deel uit kan maken van een bredere organisatorische training.
Onboarding is meer dan alleen een introductie in het bedrijf. Het is een mogelijkheid voor het managementteam om te zien hoe een nieuwe werknemer daadwerkelijk is en hoe deze reageert op de werkomgeving en de functie. Onderzoek heeft aangetoond dat 4% van de werknemers ontslag neemt na hun eerste dag, 50% na de eerste vier maanden en dat 40% van de managers die extern worden ingehuurd binnen de eerste achttien maanden falen in hun functie.
De rol van onboarding is om nieuwe werknemers te helpen om zich welkom en voorbereid te voelen in hun nieuwe functie en bij te dragen aan de missie, cultuur en waarden van de organisatie. Daarom wordt de onboarding traditioneel uitgevoerd in de eerste twee à drie weken voordat de nieuwe werknemer begint en tijdens de eerste twee tot zes maanden nadat de werknemer is begonnen.
Waarom is een goed onboardingproces van belang?
Een goede onboarding heeft meerdere voordelen. Bekijk het eens vanuit het perspectief van een nieuwe werknemer. Starten met een nieuwe baan is spannend en brengt onzekerheden met zich mee. Je moet de nieuwe bedrijfscultuur leren kennen en het is altijd afwachten hoe de nieuwe functie uit zal pakken.
Door een introductieprogramma voor nieuwe werknemers op te zetten worden spanningen weggenomen. Ook krijgen medewerkers vaak meer waardering voor collega’s en worden onderlinge relaties versterkt.
Een aantal belangrijke voordelen van onboarding voor nieuwe werknemers:
- Het zorgt voor een positieve ervaring voor nieuwe medewerkers
Om de hier boven genoemde redenen zal het creëren van een positieve ervaring voor elke nieuwe medewerker vanaf het begin het moreel van de medewerker stimuleren en de nieuwe starter helpen zich snel te settelen.
- Het leidt tot hogere betrokkenheid van werknemers
Door in de eerste werkdagen duidelijk uit te leggen wat er van de werknemer wordt verwacht, begrijpt hij of zij wat zijn of haar rol is en wat hij voor het bedrijf kan betekenen. Dit helpt om goodwill te kweken en stimuleert betrokkenheid.
- Je kunt gemakkelijker talent aantrekken
Het onboardingproces helpt bij het betrekken en promoten van jouw merk bij potentiële werknemers. Het wordt gemakkelijker om betere, meer bekwame werknemers aan te trekken als de ervaring van huidige werknemers goed is.
- Het geeft ondersteuning voor het behoud van personeel
Het verliezen van werknemers is een dure kostenpost die je als bedrijf niet moet willen. Organisaties met een sterk onboardingproces verbeteren het behoud van nieuw geworven collega’s met maar liefst 82%. Daarom is het belangrijk om te starten met de onboarding zodra de nieuwe collega het contract heeft ondertekend.
- Het verhoogt productiviteit
Iemand vanaf het begin het gevoel geven dat hij of zij welkom is, is om veel redenen belangrijk. Maar wat als de persoon precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht, aan wie hij of zij moet rapporteren, wat de werklast is en wie hem of haar kan helpen met bepaalde werkzaamheden? Het maakt hun werk en bepaalde bedrijfsprocessen gemakkelijker.
- Het zorgt voor een versnelling van de tijd tot bekwaamheid
Eén van de voordelen van een hogere productiviteit is dat de nieuwe starter minder tijd nodig heeft om te groeien in zijn rol. Er wordt minder tijd besteed aan specifieke trainingen, waar onboarding echt een verschil kan maken.
- Het helpt bij het inpassen van de nieuwe collega in de bedrijfscultuur
Het opbouwen van een sterke interne cultuur is belangrijk, daarom moet elke nieuwe starter begrijpen hoe de organisatiecultuur er uit ziet en of/hoe hij of zij daarin past. Onboarding helpt starters de cultuur te begrijpen, waardoor ze zich meer op hun gemak voelen en zich bewust worden van hoe mensen zich gedragen, reageren en omgaan met klanten. Het delen van informatie over de missie, visie en waarden van het bedrijf vroeg (en vaak) in de levenscyclus van de werknemer helpt het momentum op te bouwen.
- Het ondersteunt bij het identificeren van opleidingsbehoeften
Het is van belang om te begrijpen hoeveel training een nieuwe collega nodig heeft en welke training hij/zij nodig heeft om de dagelijkse processen te doorlopen. Het begrijpen van bijvoorbeeld rapportagetools maar zeker ook dagelijkse werkzaamheden is cruciaal als iemand start met een nieuwe functie. Onboarding helpt bij het bepalen van de verwachtingen, maar ook bij het evalueren van de behoeften op het gebied van de ontwikkeling van vaardigheden.
De verschillende fasen van de onboarding van nieuwe medewerkers
Het onboardingproces kan worden onderverdeeld in een aantal fasen, waaronder pre-boarding, de eerste werkdag, de eerste werkweek, de eerste negentig dagen en het eerste jaar.
Deze onderverdeling kan helpen om de stappen te bepalen voor het opzetten van een onboardingprocedure voor afzonderlijke collega’s.
Pre-boarding
De pre-boarding fase vindt plaats wanneer de kandidaat een functie krijgt aangeboden en deze accepteert. Er zijn meestal verschillende dingen die een bedrijf in deze fase kan doen om het pre-boardingproces soepel te laten verlopen, waaronder het automatiseren van het onboardingproces.
Werknemers zouden een welkomstpakket moeten ontvangen met daarin bijvoorbeeld een bedrijfsvideo, een videoreferentie en een op hen afgestemd inwerkplan. Maar ook een checklist voor hun eerste dagen, zodat ze weten waar ze naartoe moeten, bij wie ze zich kunnen melden, waar ze zullen gaan werken en met wie ze gaan samenwerken is erg waardevol. Sommige bedrijven geven de voorkeur aan een (video-)introductie aan het team of een persoonlijke ontmoeting in een sociale omgeving vóór de eerste dag om iedereen kennis te laten maken met de nieuwe starter.
De eerste dag
De eerste dag is misschien wel de belangrijkste dag. 4% van de nieuwe starters vertrekt na hun eerste dag. Een goede indruk maken is dus essentieel, en een positieve indruk is nog belangrijker.
Er zijn veel dingen die je kunt doen om het proces eenvoudig, leuk en positief te maken. Sommige van de meer praktische dingen worden nog wel eens over het hoofd gezien.
Zorg voor een buddysysteem met een meer ervaren collega. Hij of zij kan helpen bij de introductie in de rest van het bedrijf, laten zien waar alles staat en helpen vragen te beantwoorden. Een gesprek met het IT-team om te begrijpen hoe je in moet loggen, welke procedures er zijn voor het gebruik van apparatuur (zoals laptops en telefoons), hoe je toegang krijgt tot het netwerk en internet. Het is altijd een goed idee om met het team samen te lunchen, zodat de nieuwe collega zich meer op zijn gemak voelt.
De eerste week
Gedurende de eerste week zal de nieuwe collega vragen hebben of misschien zorgen. Het is daarom belangrijk om te luisteren, hen op hun gemak te laten voelen zodat ze hun zorgen en problemen kunnen bespreken en een vertrouwensrelatie op kunnen bouwen met hun manager en het team. Enkele dingen die je kunt doen tijdens het onboardingproces:
-
Plan een informeel gesprek in met HR om de nieuwe collega te ontmoeten en eventuele problemen of zorgen te bespreken.
-
Betrek het senior management bij dit proces. Zorg ervoor dat iemand zich gewaardeerd voelt.
-
Organiseer sociale ontmoetingen met het nieuwe teamlid. Plan afspraken in tijdens hun eerste week en help hem of haar om betrokken te raken bij het bedrijf.
-
Ga met de nieuwe collega om tafel zitten om te bekijken wat hij of zij de komende drie maanden nodig heeft.
De eerste negentig dagen
Tijdens de eerste negentig dagen kunnen nieuwe collega’s zich echt in hun nieuwe rol vastbijten en krijgen werkgevers een goede indruk van ze. Het is essentieel om een beeld te vormen van hoe iemand presteert en hoe hij of zij het in het team doet. Ook hoe zij het werk ervaren en wat de bijdrage is geweest is belangrijk om vanuit hun perspectief te peilen. Daarom zijn er dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen, gewaardeerd en uitgedaagd worden.
-
Gebruik een checklist om te zien of ze hun doelstellingen hebben gehaald. En als dat het geval is, beloon ze daarvoor.
-
Plan een formele evaluatie, inclusief feedback van het team.
-
Stel nieuwe doelen voor de komende negentig dagen en plan een aantal informele gesprekken in.
Het eerste jaar
Hoewel het grootste deel van het inwerkproces in de eerste weken/maanden afgerond is, is het belangrijk om na een jaar een evaluatie te doen. Het kan voor alle partijen nuttig zijn, maar het belangrijkste is dat de nieuwe starter weet dat hij niet is vergeten, waardoor hij zich meer gewaardeerd voelt.
Een evaluatie aan het eind van het jaar moet eventuele problemen aan het licht brengen en ook aangeven wat de positieve kanten waren van het werken voor het bedrijf. Dit kan worden gebruikt om toekomstig talent te herkennen en aan te trekken.
Praktische tips voor de onboarding van werknemers
Het is goed om te weten dat er niet een ‘one size fits all’ aanpak is als het aankomt op onboarding. Er zijn praktische tips die je kunt volgen in je onboardingproces en die kunnen helpen te bepalen hoe de ervaring van de nieuwe werknemer maar ook de rest van het team zou moeten zijn.
Een goed beginpunt is om met het team te praten over hun ervaring bij de indiensttreding en samen ideeën te ontwikkelen om het inwerkproces te verbeteren voor nieuwe starters. Hieronder volgen enkele tips.
Begin vroeg met de onboarding
De onboarding moet beginnen vanaf het moment dat een kandidaat een aanbieding ontvangt of aanvaardt. Het is belangrijk om vanaf het begin duidelijk te communiceren met de kandidaat/werknemer. Iemand moet zich welkom voelen wanneer hij een beslissing moet nemen of wellicht nerveus is over de mogelijk komende verandering.
Laat nieuwe werknemers zich welkom voelen
Nieuwe medewerkers moeten zich welkom voelen. Dat heeft te maken met communicatie, het bepalen van verwachtingen, maar ook iemand de tijd geven om in zijn rol te komen. Ook is het belangrijk om een rustige en ontspannen sfeer te creëren, zodat ze prettig kunnen integreren. Een medewerker het gevoel geven dat hij meetelt is van cruciaal belang. Geef diegene speciale aandacht mobiliseer het team om dat ook te doen.
Betrek het senior management
Denk niet dat werving en de nasleep hiervan uitsluitend een taak is van de HR-afdeling. De sleutel tot onboarding is dat het hele bedrijf de nieuwe medewerker ondersteunt, niet slechts een afdeling of persoon.
Hier is een belangrijke rol weggelegd voor het senior management. Zoals eerder gezegd voelen nieuwe werknemers zich waarschijnlijk meer gewaardeerd als ze al vroeg erkenning krijgen van het senior management. Het laat ook zien dat de nieuwe starter wordt gewaardeerd door mensen met wie hij misschien niet dagelijks te maken heeft, maar die wel zijn werk creëren of managen.
Plan regelmatige één-op-één gesprekken in
Het hebben van één-op-één gesprekken is niet alleen een belangrijk onderdeel van de onboarding, maar van de algemene werknemersbetrokkenheid en -ontwikkeling. Begrijpen waar problemen of kansen kunnen liggen is belangrijk, maar geeft werknemers ook een klankbord, wat zonder regelmatige gesprekken niet mogelijk is.
Regelmatig ingeplande afspraken helpen ook om belang te hechten aan hun rol en wat ze doen. Door iemands werk waardevol te maken, bevorder je de eigen inbreng in hun werk.
Contact met collega’s
Zelfstandig en in teamverband kunnen werken is essentieel voor iedereen in een werkomgeving. Bij onboarding is één van de sleutels tot een succesvolle integratie van nieuwe teamleden het bij elkaar brengen van mensen. Van sociale evenementen, zoals samen een dagje uit of virtuele borrels, elkaar leren kennen en de nieuwe collega het gevoel geven dat hij of zij deel uitmaakt van het team, is belangrijk vanaf het begin. Andere sociale dingen die je samen kunt doen zijn bijvoorbeeld bowlen, karten, paintballen, uit eten gaan met het team of een virtuele quiz-avond. Na verloop van tijd zullen bepaalde teamleden een sterkere band krijgen dan andere, maar tijdens het inwerkproces is het van cruciaal belang dat de nieuwe collega zich ontspannen en op zijn gemak voelt bij zijn teamgenoten.
Gebruik speciale onboarding software
Assessments kunnen tijdens het wervingsproces worden gebruikt om inzicht te verschaffen in de hele levenscyclus van de werknemer, zodat je je personeel betrokken en productief kunt houden. Ook kan je uit de resultaten van het assessment sterke punten en punten die nog kunnen verbeteren halen. Het platform van Thomas kan je gebruiken tijdens de volledige levenscyclus van de werknemer.
Onboarding op maat met Thomas
Elke nieuwe collega moet als individu worden behandeld. Wat is de beste manier om met hen te communiceren? Hoe benaderen zij beslissingen? Wat motiveert hen echt? Begrijpen of de nieuwe collega goed reageert op stressvolle omgevingen of beter geschikt is voor meer logische uitdagende scenario’s, is de sleutel om het beste uit de persoon te halen.
Het platform van Thomas biedt een oplossing voor het onboardingproces. Veel te vaak gebruiken bedrijven een one size fits all-aanpak, waardoor nieuwe starters zich niet betrokken voelen, terwijl ze juist gemotiveerd zouden moeten zijn. Door gebruik te maken van assessments bied je een optimale slagingskans voor elke nieuwe starter.
Wil je meer weten over hoe onze oplossingen kunnen ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers, neem dan contact met ons op. Ook geven we je graag tips hoe je met toptalent in contact komt. Lees onze whitepaper en ga direct aan de slag met praktische tips.
