Effectieve communicatie op de werkvloer vormt de drijfveer achter groeiende organisaties. Weten wat de verschillende communicatiestijlen zijn en je daaraan kunnen aanpassen is essentieel voor een functionele werkplek met een gezonde sfeer. En dat zal vervolgens de samenwerking ten goede komen. Weten organisaties de fijne kneepjes van communicatievoorkeuren tussen teamleden te herkennen, dan kunnen ze een inclusieve omgeving creëren.
Goede communicatie is meer dan alleen een boodschap overbrengen. Effectieve communicatie heeft direct impact op de samenwerking en productiviteit in je team, én het algehele moreel op de werkplek. De communicatiekanalen moeten open en duidelijk zijn. Dan zullen mensen minder aarzelen om zich uit te spreken en het ontkracht misverstanden. Uiteindelijk wil je, door zo'n omgeving te koesteren, een gevoel van vertrouwen opwekken tussen teamleden.
Het bevordert immers dat je teams op een open en natuurlijke manier kunnen samenwerken, wat weer tot optimale productiviteit, innovatie en werknemerstevredenheid zal leiden. In deze blog identificeren we verschillende communicatiestijlen, onderzoeken we hoe training kan helpen, en zien we hoe het gebruik van tools en assessments de communicatie op het werk kan verbeteren.
Communicatiestijlen op de werkvloer identificeren
Er zijn vier primaire communicatiestijlen. Contrasterende psychologische theorieën kunnen dit enigszins betwisten. De consensus belicht echter de volgende vier stijlen:
- Assertief: Assertieve communicators zijn direct in de manier waarop ze hun gevoelens en gedachten overbrengen. Dit wil niet zeggen dat ze geen sympathie willen tonen. Ze zijn respectvol en houden rekening met zowel hun eigen behoeften als die van anderen.
- Passief: Passieve communicators hebben een afkeer van conflicten en confrontaties. Daardoor kunnen ze terughoudend zijn om hun eigen mening te uiten, en gaan ze al snel akkoord met uitspraken en voorkeuren van anderen.
- Agressief: Niet te verwarren met assertief. Agressieve communicators negeren de gevoelens en behoeften van anderen namelijk. Of ze nu instinctief of berekend zijn, ze drukken hun gedachten en gevoelens krachtig uit.
- Passief-agressief: Passief-agressieve communicators uiten hun ontevredenheid of woede indirect. Ze zijn meer afkerig van confrontaties dan agressieve communicators en kiezen liever voor sarcasme, subtiele achterbakse opmerkingen of uiten hun minachting zelfs via gezichtsuitdrukkingen.
Elke communicatiestijl heeft enorm veel impact op de samenwerking tussen teams, de manier waarop projecten worden beheerd, en hoe conflicten worden aangepakt en opgelost. Assertieve communicatie moedigt een open dialoog aan, maar gaat opbouwende kritiek niet uit de weg.
Assertiviteit is bijna ontegenzeggelijk de meest gunstige stijl en erg effectief om snel problemen op te lossen. Het komt niet met de aarzeling die bij de passieve stijl hoort, noch de confronterende en zwijgende factoren van de twee agressieve communicatiestijlen. De assertieve communicatiestijl bevordert vaak een positieve en productieve teamomgeving.
We bekritiseren en letten maar al te graag op de communicatiestijlen van anderen, terwijl we weinig aandacht besteden aan die van onszelf. We zouden allemaal de tijd moeten nemen om onze eigen overheersende communicatiestijl te identificeren. Naarmate we meer inzicht krijgen in onze communicatiegewoonten, kunnen we zien hoe die de teamdynamiek, sfeer en algehele productiviteit beïnvloeden.
Communicatiestijlen op de werkplek begrijpen en aanpassen
Jouw overheersende communicatiestijl identificeren betekent niet dat je geen maatregelen kunt nemen om eraan te werken, zodat die beter aansluit op je werkomgeving. Aanpassingsvermogen op het gebied van communicatie is essentieel. Dat betekent dat een geschikte communicatiestijl voor het ene teamlid niet per se de beste is voor een ander.
Streven naar een inclusieve, productieve teamdynamiek vereist dat je de communicatiestijl naargelang kunt aanpassen. Door je communicatiestijl per teamlid of situatie aan te passen, waarborg je maximaal begrip, bouw je een nauwere band op en verbeter je de algehele productiviteit.
Er zijn bepaalde dingen waar we ons allemaal bewust van moeten zijn als we communiceren en onze stijlen aanpassen:
- Wees je bewust van je lichaamstaal; hoe je staat, zit en gebaren maakt. Probeer betrokken en geïnteresseerd over te komen, zonder arrogant te zijn.
- Werken op afstand brengt zo zijn eigen uitdagingen en problemen met zich mee. Soms is het lastig om gesprekken en vergaderingen te voeren via tools als Teams en Zoom. Deelnemers aan vergaderingen kunnen zich weleens genegeerd voelen. Onderbrekingen kunnen aan de orde van de dag zijn. Ook moeten er regels worden opgesteld om beleefde gesprekken te bevorderen die vlot verlopen, in plaats van ongemakkelijk en achteloos.
- En we moeten uiteraard altijd rekening houden met de culturele verschillen tussen uiteenlopende nationaliteiten en religies.
- Humor. Wat in het ene land grappig is, kunnen ze in het andere land niet per se waarderen. Wees ook voorzichtig met sarcasme.
- Taal. Kies voor eenvoudiger taalgebruik als je communiceert met iemand die jouw moedertaal niet goed spreekt.
- Oefen om actief te luisteren, sympathie te tonen en om te reageren binnen de context van het gesprek. Blijf bij het onderwerp en laat zien dat je geïnteresseerd bent.
Barrières voor effectieve communicatie, zoals communiceren met mensen op afstand of met andere culture achtergronden, kunnen een uitdaging zijn. Toch is het van vitaal belang dat je die overwint om de samenwerking en productiviteit te bevorderen. Oplossingen zijn onder meer training in cultureel bewustzijn, coaching en een cultuur van openheid creëren waarin mensen hun grieven opbouwend kunnen uiten.
Verbetering van de teamcommunicatie door middel van feedback en training
Het is belangrijk om regelmatige feedback momenten in de praktijk in te brengen, zodat je de communicatie op de werkplek kunt verbeteren. Frequente één-op-één meetings, functionerings- en/of beoordelingsgesprekken en anonieme feedback leveren bruikbare inzichten op waarmee teamleden hun communicatiestijl aan kunnen passen en zo de ontwikkeling kunnen bevorderen.
Met trainingsprogramma's voor gestructureerde communicatie, zoals we die aanbieden bij Thomas, kunnen teams effectievere communicatiemethoden leren kennen en uitproberen. Cursussen van Thomas in het managen van toegepaste kennis bieden bijvoorbeeld praktische strategieën om de effectiviteit van je communicatie te transformeren. Ook kun je psychometrische tests en assessments afleggen die je helpen bij je voortdurende ontwikkeling. Gebruik de meetwaarden daarin vervolgens om de effectiviteit van je communicatie te beoordelen.
Creëer een cultuur van open communicatie, waarin eerlijke communicatie wordt aangemoedigd en gewaardeerd. Ook hier kan actief luisteren een rol spelen, naast regelmatige training en workshops.
Tools en assessments benutten om de communicatie te verbeteren
Thomas biedt een scala aan persoonlijkheidstests en assessments voor op het werk, samen met gedragsassessments om inzicht te krijgen in de effectiviteit van je communicatie op de werkplek.
Met behulp van het gedragsassessment van Thomas kun je een gedragsprofiel maken aan de hand van persoonlijke profielanalyses. Je kunt meten wat je sterktes zijn, waarbij communicatiegebieden worden belicht die je kunt aanpassen om het welzijn en de productiviteit op het werk te verbeteren.
Onze Vergelijk met Mij-functie is een goed hulpmiddel om je communicatiestijl te beoordelen ten opzichte van je collega's, zodat je kunt zien waar jullie overeenkomsten vertonen of juist afwijken van elkaar. Zo leer je waar je jouw communicatiestijl kunt aanpassen als jullie samenwerken. Het platform biedt daarnaast praktische tips van Thomas-psychologen over hoe je nauwer kunt samenwerken.
De communicatie op het werk verbeteren voor succes
Omwille van een harmonieuze werkplek is het noodzakelijk dat je inzicht krijgt in je communicatiestijl en leert hoe je die kunt aanpassen. We raden aan om voortdurend bij te scholen en om feedback te vragen uit verschillende bronnen.
Maak daarbij vooral gebruik van de assessments, cursussen en platforms van Thomas om de algehele effectiviteit van bewuste communicatie op de werkplek te maximaliseren.
Hebben we nog iets onbeantwoord gelaten, of wil je ergens onze mening over horen, neem dan gerust contact op met een van onze vriendelijke teamleden. We zijn hier om je te helpen.
