Als mindfulness en welzijn op dit moment bovenaan je HR-agenda staan, komt dat misschien doordat je organisatie, net als vele andere, vindt dat het benodigde tempo om te groeien een probleem is voor je mensen. Maar hoe kun je je mensen wat meer rust bieden en toch de markt en je concurrenten bijhouden? Veel bedrijven zijn bekend met traditionele veranderingsmodellen en kunnen die toepassen om verandering op de werkplek te stimuleren.
Is de weg van verandermanagement veranderd?
Verandering is noodzakelijk wanneer nieuwe processen, technologieën of producten in een bedrijf worden geïntroduceerd. Bovendien wordt normaal gesproken van iedereen verwacht dat ze zich aanpassen. Omdat we allemaal onze eigen manier van communiceren en ons eigen morele kompas hebben, wordt een en dezelfde boodschap door verschillende mensen en teams anders gehoord en geïnterpreteerd. Veel leiderschapstrainingen vereisen een zeker inzicht in het initiëren van verandering op de werkplek.
We moeten rekening houden met de mensen die we managen en onze communicatie goed plannen. Geef het goede voorbeeld, verwelkom de verandering, het is iets positiefs!
Wanneer wordt verandering een normale toestand?
De wereld van vandaag vereist voortdurende beweging, zodat we kunnen innoveren, grenzen verleggen en groeien. We moeten flexibel zijn en openstaan voor de steeds hogere eisen die onze klanten stellen en tegelijkertijd baanbrekende technologieën in de gaten houden waarmee onze concurrenten nieuwe markten betreden. Als we ons aan traditionele 'beproefde' veranderingsadviezen houden, lopen we het risico dat onze mensen apathisch worden of uitgeput raken. Onze doelstellingen moeten keihard zijn, maar de plannen om daar te komen moeten vloeibaar blijven, zodat we rekening kunnen houden met de verschillen in onze mensen als we onze manier van samenwerken willen aanpassen.
De overgang van een traditioneel bedrijf naar een marktleider kan ongemakkelijk zijn en in sommige gevallen langer duren dan het budget toelaat. De gevolgen daarvan komen tot uitdrukking in stressgerelateerd verzuim, verminderde productiviteit, teamconflicten, negatief prestatiemanagement en uitputting.
Oud-werknemers kunnen ons beoordelen via sociale media, waardoor huidige en toekomstige klanten en werknemers hopelijk een evenwichtig beeld krijgen van ons bedrijf, de manier waarop we werken, onze diensten en onze innovatie. Dat zal niet altijd het geval zijn als de verandering slecht wordt uitgevoerd of als onze mensen niet met ons mee kunnen veranderen.
Hoe zit het met de werknemers die blijven? Waarom blijven ze? Omdat ze flexibeler zijn of om een andere reden? Hoe houd je ze gemotiveerd? Goed gecommuniceerde verandermanagement waar mensen vanaf het begin bij betrokken zijn, kan de prestatiedip verminderen die de meeste organisaties accepteren omdat ons wordt verteld dat dit (de verandering) gaat gebeuren en wat we moeten doen als gevolg daarvan.
Hoe verander je van een doorgever van verandering in een facilitator van verandering?
Stel je een omgeving voor waarin je mensen en je teams worden gestimuleerd om veranderingen op de werkplek door te voeren. Collaboratief en authentiek leiderschap vereist duidelijke, consistente communicatie van de feiten en het bewijs dat verandermanagement vereist is. Problemen en vragen moeten respectvol en eerlijk worden behandeld. Voorbeeld: er wordt een vergadering gehouden om de resultaten van een concurrentieanalyse te bespreken. Het probleem en de gevolgen van deze potentiële dreiging worden gedeeld. Iedereen kan meepraten over hoe het bedrijf zijn concurrentievoordeel kan behouden. Er kunnen teams met mensen van verschillende afdelingen worden gevormd die samen ideeën kunnen uitwerken. Leiders hebben vaak het gevoel dat ze de bedrijfsproblemen naar zich toe moeten trekken. Dat is niet het geval. Onze teams zijn creatief en hebben vaak meer inbreng dan we erkennen.
Dit mag dan eenvoudig zijn, het is wel zeer effectief. We stimuleren creativiteit en passie binnen onze organisaties, waardoor persoonlijke ontwikkeling tot bloei kan komen. Zeer effectieve organisaties hebben veelzijdige mensen in dienst die in verschillende disciplines kunnen werken om projecten te realiseren waarmee onze bedrijven verder groeien. Leerlingen, stagiaires en afgestudeerden kunnen snel floreren en ervaring opdoen, zodat ze een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan creatieve denkprocessen en het oplossen van problemen. Zij zijn tenslotte de toekomst als het gaat om onze successieplannen. Bovendien pakken ze problemen aan op basis van feiten en worden ze niet gehinderd door de conventionele opvattingen die we allemaal hebben als we al een tijd in een bedrijf hebben gewerkt.
Terug naar de leiders. Dit kan op korte termijn voor wat ongemak zorgen. We kunnen het gevoel hebben dat we de controle kwijtraken of niet langer de expert op een bepaald gebied zijn wanneer we aan functieoverschrijdende projecten gaan werken of gedetacheerd worden naar andere delen van het bedrijf. Dit ongemak doet zich voor wanneer we een nieuw leerpunt bereiken.
We moeten beseffen dat toekomstige leiders vaardigheden en expertise moeten verwerven die ze misschien niet hebben. Iedereen moet worden gestimuleerd van fouten te leren, nederig te zijn en om hulp te vragen, zodat echt samengewerkt kan worden.
Er is zelden zo veel behoefte aan leiderschap als tijdens verandermanagement. Leiders moeten zich realiseren dat het simpelweg het doel van hun functie is om te leiden.
Wat moet een facilitator van verandering doen?
Zet je over persoonlijke onzekerheden heen
De rol van de leider is het managen van de visie en de mensen om die te bereiken. Accepteer dat en probeer inzicht te krijgen in de sterke punten, de doelen en de motivatie van het team om het zo goed mogelijk te doen.
Creëer vertrouwen en geef feedback over sterke punten en aandachtspunten
Het is gezond om evenwichtige feedback te geven. Een open dialoog biedt mensen de kans om aan te geven wanneer ze een taak niet aankunnen. Dat kan een ander teamlid een nieuwe uitdaging bieden. Waardeer die eerlijkheid en probeer mensen niet verantwoordelijk te houden voor taken in hun functiebeschrijving. Het team kan dan niet groeien.
Laat conventies los en blijf dicht bij de visie van de organisatie
De visie van culturele verandering moet door iedereen worden verbeeld en gedeeld. Leiders moeten laten zien dat met de juiste motivatie en mentaliteit zelfs ambitieuze plannen haalbaar zijn. Vier elke overwinning om te laten zien dat de geboekte vooruitgang belangrijk en positief is.
Faciliteer besluitvorming op alle niveaus
Ondersteunen en coachen is gemakkelijker gezegd dan gedaan, vooral als er een snelle oplossing voorhanden is. De meeste mensen nemen hun verantwoordelijkheid en ondernemen actie als ze beslissingen kunnen nemen. Verantwoording en verantwoordelijkheid zijn voor ons allemaal belangrijk en zijn ook relevant voor de minst ervaren teamleden. Als leider is het soms verstandig een oogje dicht te knijpen als het gaat om de gebruikte methoden, zolang het verwachte resultaat maar wordt bereikt.
Zorg dat mensen niet bang zijn om fouten te maken
Fouten maken is menselijk en biedt leermomenten. Een collaboratieve leider is benaderbaar en bereikbaar om mensen aan de hand van hun fouten te coachen of te begeleiden. Zo kunnen ze groeien en krijgen ze de gelegenheid om verantwoordelijkheid te nemen voor problemen en die creatief op te lossen. Het goede voorbeeld geven betekent soms de mouwen opstropen en een handje helpen. Dat betekent niet dat je de fout wegwerkt, maar dat voordoen soms beter is dan uitleggen.
Teams proactief aanmoedigen om te groeien aan de hand van 'geleerde lessen'
Een team dat als filosofie heeft om elkaar te ondersteunen moet ook in staat zijn om elkaars beslissingen constructief ter discussie te stellen. Geleerde lessen zijn waardevol. Ze moeten worden vastgelegd voor toekomstig gebruik, aangezien ze zich waarschijnlijk in toekomstige project beheerprocessen zullen voordoen. Uiteindelijk zorgen waardevolle lessen ervoor dat we ze niet herhalen.
Verandermanagement wordt ook wel 'continue verbetering' genoemd. Als je erover nadenkt, is dat volkomen logisch. De belangrijkste belemmeringen voor verandering op de werkplek zijn mensen. Mensen zijn van nature bang voor verandering, maar 'continue verbetering' is iets waar we allemaal naar streven. Laat die voortdurende verbetering plaatsvinden, manage het en gebruik je 'keiharde plan' om een succesvolle leider te worden die verandering mogelijk maakt.
Hoe zit het met jouw leiderschap in een omgeving van continue verbetering? Neem contact op over de instrumenten van Thomas om daar achter te komen.
