Niemand wil horen “Je hebt de functie niet gekregen, we hebben voor iemand anders gekozen”. Toch klinkt het bekend voor velen van ons. Daarom weten we hoe ontmoedigend dit kan zijn. Het is belangrijk dat het ontvangen - of in dit geval het geven - van feedback op een sollicitatiegesprek wordt gezien als een specifieke vaardigheid. Het zou ook een plek moeten krijgen in het bedrijfsbeleid.
Het volstaat niet langer om kandidaten die afvallen in het ongewisse te laten en ze het slechte nieuws niet terug te koppelen. Je kunt het niet maken om een kandidaat niets te laten horen, zodat hij/zij zelf de conclusie moet trekken dat hij niet in aanmerking komt voor de functie. In plaats daarvan moeten we kijken naar de kansen die het geven van feedback kan bieden, zowel voor de kandidaat als de organisatie.
Voor een kandidaat betekent het ontvangen van gestructureerde, bruikbare feedback dat hij kan leren wat hem in de toekomst gaat helpen tijdens sollicitatiegesprekken. Ook helpt het hem bij het bepalen of zijn vaardigheden geschikt zijn voor een bepaalde functie.
Voor een bedrijf kan het geven van feedback eventuele negatieve merkschade stoppen, waardoor de talent pool wordt versterkt bij een volgende wervingsronde.
In dit artikel gaan we nader in op het belang van feedback op sollicitatiegesprekken, hoe deze moet worden gegeven, praktische tips voor het geven van feedback en wat je zeker niet moet doen bij het geven van feedback.
Waarom is feedback na sollicitatiegesprekken belangrijk?
Er zijn meerdere redenen waarom het geven van feedback net zo essentieel is voor de organisatie als voor een kandidaat. Eén van de redenen is dat het niet geven van terugkoppeling een organisatie ernstig kan schaden, aangezien kandidaten (online) recensies kunnen achterlaten die de reputatie schaden.
Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van de kandidaten die binnen 24 uur feedback krijgt het bedrijf zullen aanbevelen bij bekenden en het merk zullen promoten. Slechts 6% van de kandidaten zou dit doen als er niet binnen 7 dagen feedback wordt gegeven. Niet alleen kunnen ze slechte recensies achterlaten, maar ze delen dit ook met bekenden – mensen die perfect geschikt zouden kunnen zijn voor een functie binnen je organisatie, maar die terughoudend zullen zijn om een sollicitatiegesprek te voeren als hun kennis geen goede ervaring heeft gehad.
Dat is slechts één van de vele redenen waarom het geven van feedback aan alle kandidaten de organisatie ten goede komt. Hieronder volgen andere redenen waarom terugkoppeling belangrijk is.
-
Het dwingt de organisatie om in kaart te brengen wat er goed en minder goed was aan de kandidaat.
-
Het kan helpen om een economische impuls te geven omdat er meer kandidaten op de arbeidsmarkt zijn die hun sterke en zwakke punten kennen en hierdoor beter kunnen solliciteren naar functies.
-
Het helpt organisaties om objectief te zijn in hun beoordelingen en vergelijkingen van kandidaten.
-
Het vermindert het risico op miscommunicatie over het proces, de kandidaat en de resultaten.
-
Het kost weinig tijd – het werkt juist heel efficiënt voor de organisatie en de HR-manager.
-
Het draagt bij tot een positieve ervaring van de kandidaat waarover hij anderen zou kunnen vertellen.
-
Het draagt positief bij aan de algemene reputatie van de organisatie.
-
Afgewezen kandidaten zijn eerder geneigd opnieuw te solliciteren op andere functies.
-
Het verbetert het sollicitatieproces binnen de organisatie.
Voor kandidaten is het ontvangen van feedback om verschillende redenen nuttig, waaronder:
-
Het motiveert een kandidaat als hij begrijpt waar zijn ontwikkelingspunten liggen. Dit kan bijvoorbeeld zijn interviewtechniek zijn of het ontwikkelen van specifieke vaardigheden.
-
Het houdt de kandidaat betrokken bij het proces.
-
Het biedt waarde voor de kandidaat.
-
Het geeft kandidaten inzicht in de objectieve beoordeling.
-
Het helpt kandidaten hun sterke en verbeterpunten in de professionele context beter te begrijpen.
-
Het houdt de kandidaat betrokken bij het bedrijf – als ze echt graag voor je willen werken.
-
Het maakt het voor de kandidaat gemakkelijker om in de toekomst contact op te nemen als er een passende vacature is.
Hoe geef je feedback na een sollicitatiegesprek?
Niet iedereen zal interesse hebben in het ontvangen van feedback na een sollicitatiegesprek. Zeker als de kandidaat heeft besloten dat de functie waarvoor hij of zij solliciteerde niet bij ze past. Het is daarom belangrijk om eerst te bepalen of de kandidaat wel of geen feedback wil.
Je kunt hier eenvoudig achter komen door contact op te nemen met de kandidaat. Op die manier weet je of en hoe iemand feedback wil ontvangen. Zodra je weet welk kanaal de voorkeur heeft van de kandidaat, kan je hiermee verder. Laat dan ook aan de kandidaat weten hoe lang het zal duren voordat hij de feedback kan verwachten.
Je kunt er als organisatie voor kiezen om een feedbackoverzicht via de mail te versturen, eventueel inclusief notities die zijn gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek. Dit is niet alleen een mooie afronding van het sollicitatieproces, maar geeft de kandidaat naast feedback ook een overzicht van punten die hij kan ontwikkelen voor een volgend gesprek.
Praktische tips voor feedback naar aanleiding van sollicitatiegesprekken
Er zijn veel verschillende manieren om feedback te geven op een sollicitatiegesprek. Hieronder volgen enkele praktische tips.
- Wees positief
Sommige organisaties kiezen ervoor geen negatieve feedback te geven en in plaats hiervan te kiezen voor een positieve benadering. Benoem de sterke punten van de kandidaat en laat zien hoe ze daarop kunnen voortbouwen tijdens andere sollicitatiegesprekken.
- Wacht niet te lang
Het is van belang om snel feedback te geven, om zo de kandidaat bij het proces betrokken te houden. Onthoud dat langer wachten onherroepelijk een negatieve invloed op de reputatie heeft. Als het lukt, reageer dan binnen twee werkdagen.
- Wees dankbaar
Een kandidaat laten weten dat je dankbaar bent dat ze de tijd hebben genomen om te solliciteren en interesse hebben getoond in jouw organisatie, is belangrijk. Het getuigt van beleefdheid en goede manieren – dingen die je ook van de kandidaat mag verwachten.
- Erken de sterke punten
Benadruk wat goed ging tijdens het gesprek en waar de kandidaat goed in is. Wees oprecht en forceer niet.
- Geef eerlijke, duidelijke en bruikbare feedback
Kandidaten hebben iets nodig waarmee ze verder kunnen. Dat inzicht is nodig om zich te kunnen ontwikkelen en iets positiefs uit de ervaring te halen.
- Deel verbeterpunten
Geef aan wat jij vindt dat nog ontbrak in de kennis of ervaring van de kandidaat. Het enige doel hiervan is om nuttige feedback te geven waar de kandidaat iets mee kan. Het is in geen geval bedoeld om te kwetsen of op een vervelende manier aandacht te vestigen op tekortkomingen.
- Nodig ze uit om contact te houden/opnieuw te solliciteren voor andere functies
Houd de deur open door aan te geven dat je graag in contact zou willen blijven en raad aan om toekomstige vacatures in de gaten te houden. Dit zorgt voor een positief gevoel na de feedback en hun toekomstige mogelijkheden.
- Beschouw elke kandidaat als een mogelijke ambassadeur van jouw merk
Dit is één van de belangrijkste redenen om feedback te geven aan een kandidaat. Elke kandidaat kan een ambassadeur worden voor jouw organisatie. Behandel ze daar ook naar.
- Wees altijd beleefd en attent
Je kunt er niet omheen, jij bent de brenger van slecht nieuws aan de kandidaat. Zorg er daarom voor dat de manier waarop je het nieuws brengt, de juiste is. Blijf uiteraard beleefd en attent naar de kandidaat. Ze krijgen een teleurstelling te verwerken, dus handel daar ook naar.
Wat kan je beter niet doen bij het geven van feedback
Naast praktische tips over hoe je het beste feedback kunt geven, geven we ook advies over zaken die je beter kunt laten bij het geven van feedback.
- Kom niet te laat met je feedback
Hoe langer je wacht met het geven van je feedback, des te slechter is de indruk die je je kandidaat geeft over jouw bedrijf.
- Wek geen valse hoop
Dit is de delicate balans tussen het geven van eerlijke en beknopte feedback, zonder de hoop te wekken dat ze in aanmerking komen voor de rol. Je moet duidelijk maken dat ze voor deze functie zijn afgewezen, maar wees voorzichtig met de feedback die je geeft.
- Wees je bewust van mogelijke claims van discriminatie
Wees heel specifiek over vaardigheden en/of competenties die ontbreken bij de kandidaat, maar die cruciaal zijn voor de rol. Houd er rekening mee dat je het vermogen van een kandidaat beoordeelt. Zorg er dan ook voor dat je het gebruik van woorden vermijdt die zouden kunnen duiden op vooringenomenheid of discriminatie van welke aard dan ook.
- Vergelijk iemand nooit hardop met de kandidaat die uiteindelijk wordt aangenomen
Het is belangrijk om geen vergelijking te maken met de persoon die de rol heeft gekregen. Wees duidelijk over de redenen waarom de kandidaat het uiteindelijk niet is geworden en licht niet toe waarom iemand anders het wel is geworden.
- Gebruik de juiste toon in je feedback
Zorg ervoor dat je een toon gebruikt die eerlijk, evenwichtig en beknopt is. Probeer geen vrienden te zijn met de kandidaat, maar je wilt ook niet kil of afstandelijk overkomen.
In het kort
Niemand vindt het leuk om slecht nieuws te ontvangen naar aanleiding van een sollicitatiegesprek. Maar geen feedback geven aan kandidaten, dat kan echt niet meer. Het is een belangrijk instrument voor een bedrijf om feedback te geven en ervoor te zorgen dat de kandidaat alles heeft wat hij nodig heeft om in de toekomst succesvol te zijn bij sollicitatiegesprekken.
Het platform van Thomas helpt jou om het hele recruitmentproces te kunnen volgen. Daarnaast kan je feedback bijhouden in de notities, die je later kunt terugkoppelen aan de kandidaat.
