Effectieve functioneringsgesprekken zijn de sleutel tot team- en individuele prestaties en groei. Wanneer functioneringsgesprekken doeltreffend worden gevoerd, bieden ze voordelen, zoals een betere motivatie, betere werkrelaties en de mogelijkheid om aan successieplanning te doen. 

Wat zijn functioneringsgesprekken?

Functioneringsgesprekken bieden ruimte zodat werknemers hun prestaties uit het verleden en hun toekomstige ontwikkelingsmogelijkheden met hun manager kunnen bespreken. Ze openen ook een dialoog tussen manager en werknemer waarin team- en bedrijfsdoelstellingen kunnen worden besproken en gekoppeld aan de persoonlijke doelen van de werknemer.

Tijdens de beoordeling kan de werknemer om extra ondersteuning vragen of belangstelling tonen voor toekomstige promotiekansen. De manager kan van deze gelegenheid gebruik maken om na te gaan of hun verzoek passend is en te bepalen welke middelen nodig zijn om hieraan te voldoen.

Op papier lijken functioneringsgesprekken van vitaal belang voor het succes van een organisatie. Maar de laatste jaren is de waarde van het uitvoeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken onder de loep genomen, waarbij veel werkgevers kiezen voor frequentere, informele gesprekken over de werkprestaties. Uit een onderzoek van i4CP bleek dat slechts ongeveer 52% van alle bedrijven jaarlijkse functioneringsgesprekken voert. Verder zou slechts 55% van de werknemers het prestatiebeoordelingsproces van hun werkgever als effectief omschrijven.

Traditioneel omvatten functioneringsgesprekken:

• Een persoonlijke ontmoeting tussen de manager en de werknemer. Dit wordt gebruikt om prestaties uit het verleden en verwachtingen voor de toekomst te bespreken.
• Een herziening van eerder gestelde doelen.
• Nieuwe doelstellingen vaststellen waaraan de werknemer in de volgende beoordelingsperiode moet werken.
• Een schriftelijk verslag van de besprekingen tussen leidinggevende en werknemer.

Beoordelingen worden vaak gebruikt in combinatie met andere instrumenten voor prestatiebeoordeling, bijvoorbeeld:

• Zelfbeoordeling of persoonlijke evaluatie - de werknemer wordt gevraagd vragen over zijn eigen prestaties te beantwoorden
• 360 graden beoordeling - feedback over de prestaties van de werknemer wordt gevraagd aan meerdere bronnen, meestal een collega, mensen die direct rapporteren aan de betreffende persoon en een niet-directe manager of supervisor waar de werknemer regelmatig mee samenwerkt. Je leest in dit artikel meer over hoe je 360 feedback binnen je organisatie kunt implementeren .
• Beoordeling van werknemers - er wordt een gestandaardiseerd beoordelings- of classificatiesysteem gebruikt om te toetsen aan vastgestelde criteria zoals competenties, gedrag en persoonlijke eigenschappen.

Welke methode je bedrijf ook kiest, de mogelijkheid om feedback met collega's uit te wisselen is van onschatbare waarde en moet een belangrijke prioriteit blijven.

Wat zijn de voordelen van een functioneringsgesprek?

Functioneringsgesprekken kunnen gunstig zijn voor zowel de werknemer als de organisatie en wanneer ze correct worden gevoerd, kunnen ze het soort feedback geven dat voor alle betrokken partijen constructief is en zal leiden tot betere prestaties en betere werkrelaties. 

Hier volgen enkele voordelen van functioneringsgesprekken en redenen waarom organisaties dergelijke gesprekken zouden moeten overwegen:

• Creëert loopbaangroei door werknemers de kans te geven hun professionele ontwikkelingsbehoeften kenbaar te maken en een traject uit te stippelen voor een langetermijnontwikkeling van hun rol en hun carrière binnen de organisatie. 
• Verbetert de prestaties door feedback te geven en helpt werknemers gemotiveerd te raken om harder te werken als hun manager positieve feedback deelt. Beoordelingen zijn meestal in lijn met bonussen of promoties, dus dit kan worden gebruikt om te motiveren voor betere prestaties. 
• Verhoogt de betrokkenheid van de werknemer door hem of haar de gelegenheid te geven betrokken te zijn bij de eigen prestaties, waardoor diegene voor lange termijn bij het bedrijf wil blijven. Zodra een werknemer kan zien hoe de eigen handelingen de bedrijfsresultaten of -doelstellingen beïnvloeden, is de kans groter dat hij of zij langer binnen de organisatie blijft, omdat de persoon zijn of haar eigen waarde ziet.  
• Het identificeren van mogelijkheden voor verdere opleiding en ontwikkeling, als een functioneringsgesprek kan laten zien waar er ontwikkelpunten zijn en bredere opleidingsbehoeften voor een team aanpakken. 
• Verduidelijkt regelmatig verwachtingen van managers aan werknemers. Als de werknemer ondermaats presteert of het werk niet doet volgens de verwachte norm, is een functioneringsgesprek een goed moment om dit aan de orde te stellen, omdat het op een constructieve manier kan gebeuren. 
• Maakt gesprekken mogelijk die gewoonlijk in een normale werkomgeving of overdag niet zouden kunnen plaatsvinden. Er is geen afleiding en managers zijn beter in staat om hulp en feedback te geven bij specifieke problemen en problemen op te lossen die anders kunnen gaan broeien. 
• Evalueert doelen door werkgevers de instrumenten te geven om te zien of de werknemer de gestelde doelen heeft bereikt en feedback te geven over wat nodig is voor de komende periode.
• Biedt documentatie over de werkprestaties van een werknemer gedurende een bepaalde tijd en ziet hoe hij of zij zich binnen de organisatie ontwikkelt. 
• Inzicht krijgen in de sterke en zwakke punten van je personeelsbestand, zodat je potentiële kansen kunt aanpakken en eventuele problemen die in de toekomst voor problemen kunnen zorgen, kunt verhelpen. 
• Versterkt de teambanden door managers te helpen hun prioriteiten op elkaar af te stemmen en samen te brainstormen. Beoordelingen door collega's kunnen helpen om werknemers te laten zien hoeveel ze gewaardeerd worden.
• Klachten van werknemers oplossen door actief te luisteren en problemen te erkennen en tegelijkertijd manieren te vinden om problemen op te lossen die structureel zouden kunnen worden. 
• Onderbouwdesuccessieplanning. 

Wat maakt een beoordeling effectief?

Voor veel mensen kan een beoordeling voelen alsof er niet veel mee bereikt wordt of dat het in sommige werkscenario's als kritiek kan voelen. Voor velen kunnen ze nogal onaangenaam aanvoelen of dat een organisatie hen probeert te overrompelen.

Dit is wat er gebeurt als je de voordelen van een beoordeling niet communiceert en niet laat zien wat ze kunnen opleveren voor zowel henzelf als de werkgever.

De strategie moet dan worden: hoe ziet een effectieve beoordeling eruit? Wat moet je doen om een systeem te creëren dat ervoor zorgt dat de werknemers meedoen, maar dat ook de organisatie helpt bij het identificeren van kansen en bedreigingen. 

De structuur en resultaten van een effectieve beoordeling, omvatten de volgende elementen:

• Effectieve en uitgebreide bespreking van de prestaties van de werknemer

Wat heeft de werknemer bereikt? Wat denken ze zelf dat ze bereikt hebben? Wat zouden ze beter kunnen doen? Wat zijn volgens hun collega's hun sterke en zwakke punten? 

Dit zijn de soorten vragen die je wilt stellen. Ze helpen om een algemeen beeld te krijgen van de prestaties van een werknemer of hoe die beter vorm te geven voor verbetering.

• Identificatie van volgende stappen om hun huidige rol te verbeteren en vooruitgang te boeken

Wat kan er beter? Wat heeft het managementteam nodig om de organisatie te verbeteren? Wat kan er gedaan worden om de werknemer te helpen zich in zijn of haar rol te verbeteren en te ontwikkelen? 

Inzicht krijgen in wat de toekomst brengt voor zowel de organisatie als het individu is essentieel om doelstellingen te halen en de organisatie als geheel aan het werk te krijgen.

• Inzicht krijgen in de tevredenheid van de werknemer over hun rol en prestaties

Waarover is de werknemer tevreden in zijn of haar rol? Hoe zit het met hun algemene prestaties? Bereiken ze wat ze willen bereiken of kunnen ze meer doen? Hoe ziet hun carrièrepad eruit? 

Door een beter, duidelijker inzicht in deze elementen te krijgen, kan de organisatie een programma op maat opstellen om problemen en aanhoudende zorgen aan te pakken, maar ook een opleidingsplan ontwikkelen dat de persoon in staat stelt te groeien binnen de functie en het bedrijf.

• Actiegerichte volgende stappen voor zowel werknemers als managers om de prestaties van de werknemer te bevorderen

Wat is er besloten? Wat zijn de termijnen? Hoe wordt het geëvalueerd? Inzicht in wat nodig is en hoe dat gemeten kan worden geeft iedereen een eerlijke kans om zich te ontwikkelen en te groeien in het bedrijf. 

Waarom sommige mensen een hekel hebben aan functioneringsgesprekken en waarom dat niet nodig zou moeten zijn

Effectieve functioneringsgesprekken zijn een nuttige manier om personeel te motiveren om hun persoonlijke doelstellingen te halen, prestaties te meten ten opzichte van teamdoelen en complimenten te geven. Maar voor velen vervult de gedachte aan jaarlijkse functioneringsgesprekken hen met vrees. Immers, het idee van een ongemakkelijke, formele discussie over persoonlijke prestaties zal waarschijnlijk geen van beide partijen aanspreken.

Een recente studie van Leadership IQ bevestigt dat het gevoel over de hele linie wederzijds is - slechts 13% van de managers en werknemers gelooft dat de prestatiebeoordeling van hun organisatie waarde toevoegt. En als het gaat om CEO's, gelooft slechts 6% dat het prestatiebeoordelingssysteem binnen hun organisatie nuttig is.

Enkele van de belangrijkste punten die de werknemers in verband met functioneringsgesprekken naar voren brachten waren:

• Meer dan 50% van de respondenten zei dat hun prestatiebeoordeling "nooit" of "zelden" "open, eerlijk en zinvol" was. Dit suggereert dat er problemen zijn met de communicatiestijl van de beoordelende manager.
• 40% van de respondenten zei dat hun leider hun prestaties "nooit" of "zelden" erkende. Dit wijst erop dat managers nalaten om tijdens het beoordelingsgesprek dank en lof uit te spreken voor de bijdrage van een werknemer.
• 36% van de respondenten zei dat ze "nooit" of "zelden" wisten of hun prestaties waren wat ze moesten zijn. Dit suggereert dat managers niet specifiek zijn over hun verwachtingen van het personeel tijdens het functioneringsgesprek.

Er zijn veel redenen waarom managers een hekel hebben aan functioneringsgesprekken, hoewel ze in werkelijkheid vaak verband houden met hun eigen prestaties of managementstijl. Als er in het verleden bijvoorbeeld geen doelen aan het personeel zijn gesteld, kan dat betekenen dat er weinig tastbaar bewijs is voor de manager om bij de jaarlijkse beoordeling daadwerkelijk te beoordelen. Ook als ze onbenaderbaar zijn, bang zijn om negatieve feedback te geven of niet de juiste training hebben gekregen om effectieve functioneringsgesprekken te voeren, zal dit van invloed zijn op hoe positief ze staan tegenover het beoordelingsproces.

Wat moet een functioneringsgesprek omvatten?

Bij het voeren van een functioneringsgesprek is het essentieel om na te denken over een paar belangrijke zaken om ze nuttig te maken voor de werknemer en de organisatie. Een goed gestructureerd functioneringsgesprek moet de volgende zaken bevatten: 

Prestatieanalyse

• Met betrekking tot zaken als communicatie, teamwerk, vermogen om doelen te halen, kwaliteit van het werk, aanwezigheid en betrouwbaarheid.
• Denk aan de totale bijdrage van de werknemer aan de organisatie. 
• Voegen ze iets toe of nemen ze iets weg van het bereiken van de hoofddoelstellingen van de organisatie? Wat moet er verbeterd worden om de belangrijkste doelstellingen van het bedrijf te bereiken? 

Potentieel van werknemers en mijlpalen voor loopbaanontwikkeling

• Bijdrage aan het bedrijf, ambities van werknemers binnen hun huidige carrièrepad, enz.
• Waar zien ze zichzelf over een jaar? Over vijf jaar? Wat kan er gedaan worden om die vooruitgang te bevorderen? 

Verbeterpunten voor werknemers

• Identificeren van nieuwe opleidingsmogelijkheden, te verbeteren algemene prestatiegebieden, enz.
• Wat is er veranderd in de industrie? 
• Wat is er nodig om een concurrentievoordeel en arbeidskrachten te hebben? 
• Welke soft skills zijn nodig om meer te ontwikkelen binnen het team? 

Feedback van werknemers

• Werknemers de kans geven hun mening te geven over hun prestaties in de afgelopen periode, en andere algemene feedback.
• Geef ze de tijd om deze kwesties te bespreken.
• Wat kan er gedaan worden om al deze zaken te verbeteren en het bedrijf vooruit te helpen?

8 tips voor het voeren van effectieve functioneringsgesprekken

1. Fris je beoordelingsvaardigheden op - als je nog geen training over prestatiemanagement hebt gehad, is dit het moment om daar om te vragen. Zelfs als je dat hebt gedaan, overweeg dan om een opfrisbeurt te vragen om er zeker van te zijn dat je op de hoogte bent van het bedrijfsbeleid. Overweeg om je collega's om eerlijke feedback te vragen over je managementstijl, omdat dit van invloed kan zijn op je vermogen om effectieve beoordelingsgesprekken te voeren.
    
2. Voorbereiding is de sleutel - regel een besloten vergaderlocatie met zo min mogelijk afleiding. Geef de werknemer vooraf voldoende tijd (twee weken is ideaal) en een overzicht van het proces. Als je organisatie het personeel vraagt een zelfbeoordelingsformulier in te vullen, zorg er dan voor dat dit ruim voor de bijeenkomst wordt uitgereikt.
    
3. Moedig een open discussie in twee richtingen aan - stel de werknemer open vragen over de eigen prestaties. Bied positieve feedback, dank en lof voor gebieden waarin ze hebben uitgeblonken. Als ze zelf gebieden voor ontwikkeling aanwijzen, erken deze dan en stuur het gesprek in de richting van manieren waarop deze kunnen worden verbeterd door opleiding of extra ondersteuning.
    
4. Vergeet niet te luisteren - het is van vitaal belang om actief te luisteren en rekening te houden met non-verbale signalen zoals lichaamstaal. Onderbreek de werknemer niet als hij aan het woord is, hoewel je misschien indringende vragen wilt stellen om de betekenis te verduidelijken. Voordat je naar het volgende discussiepunt gaat, neem je even de tijd om het gesprek samen te vatten en na te gaan of beide partijen het eens zijn en de toekomstige verwachtingen begrijpen.
    
5. Neem de 7 drijfveren van werknemersbetrokkenheid op in je discussie - dit stelt het personeel in staat openlijk na te denken over hoe zij zich voelen op de werkplek. Je zou werknemers kunnen vragen de volgende vragen te beantwoorden met behulp van een Likert-schaal, bijvoorbeeld 0 (nooit) tot 5 (altijd) - dit is een goede manier om eventuele veranderingen bij te houden.
   
   Vrijheid - hebben ze de flexibiliteit om te kiezen en beslissingen te nemen?
   Duidelijkheid - zijn er duidelijke doelen?
   Uitdaging - hebben ze leuk en relevant werk?
   Groei - krijgen ze kansen om zich te ontwikkelen?
   Erkenning - krijgen ze lof en waardering?
   Saamhorigheid - is er samenwerking, steun en vertrouwen binnen het team?
   Stem - worden hun ideeën en meningen gerespecteerd?
    
6. Bied regelmatig feedback - geef medewerkers de gelegenheid om hun prestaties ad hoc te bespreken - niet alleen bij hun jaarlijkse functioneringsgesprek. Maak van de gelegenheid gebruik om de prestaties zowel formeel als informeel te bespreken, en zorg ervoor dat opleiding en ontwikkeling regelmatig worden aangeboden als dat nodig is.
   
   Vermijd het "opsparen" van feedback voor het functioneringsgesprek. Er mogen geen verrassingen zijn bij de jaarlijkse beoordeling, dus als je je zorgen maakt over de prestaties of het gedrag van een werknemer, moet je de kwestie zo snel mogelijk met hem/haar bespreken. Als je feedback geeft, vergeet dan niet om specifieke voorbeelden te geven. Als je eerder aanleiding hebt gehad om een bepaalde kwestie met de werknemer te bespreken, is het belangrijk om dit als onderdeel van het formele functioneringsgesprek te bespreken. Wees ook niet bang om successen te vieren buiten het formele beoordelingsproces om.
    
7. Zorg ervoor dat doelstellingen SMART zijn - specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Zorg ervoor dat de werknemer het met al deze punten eens is voordat je de doelstelling afrondt, want hij of zij kan er anders over denken. Doelstellingen moeten ook worden afgestemd op algemene bedrijfsdoelstellingen, zodat werknemers kunnen zien waar ze in het "grotere geheel" passen en hoe ze een positieve bijdrage kunnen leveren. Overweeg kopieën te maken van je eigen persoonlijke doelstellingen, teamdoelen en de zakelijke professionals in de komende maanden en jaren, zodat ze in aanmerking kunnen worden genomen als onderdeel van het vaststellen van de doelstellingen.
    
8. Documenteer een verslag van de bespreking (elektronisch of op papier) - een kopie moet zo snel mogelijk na de bespreking aan de werknemer worden verstrekt. Bied hen de gelegenheid om eventuele wijzigingen voor te stellen zodra ze tijd hebben gehad om na te denken.

Samenvatting

Traditioneel wordt bij functioneringsgesprekken vooral gekeken naar de prestaties in het verleden, maar het is even belangrijk om je te richten op de toekomst.

Een effectief functioneringsgesprek is een persoonlijk gesprek in twee richtingen tussen beoordelaar en beoordeelde. Het moet bevatten:

• Feedback over de bijdrage van de werknemer aan individuele, team- en bedrijfsdoelstellingen
• SMART-doelstellingen vaststellen voor de komende beoordelingsperiode
• Discussie over opleidingsbehoeften en potentiële ontwikkelingsmogelijkheden voor de toekomst

Je organisatie kan ervoor kiezen jaarlijkse functioneringsgesprekken te voeren, maar het is belangrijk ervoor te zorgen dat dit niet de enige gelegenheid is voor het personeel om hun prestaties te bespreken. Managers moeten ernaar streven om gedurende het jaar op informele basis regelmatig feedback over hun prestaties te geven.

Om te voorkomen dat functioneringsgesprekken gebaseerd zijn op de subjectieve mening van één manager, kun je overwegen om vóór het beoordelingsgesprek 360 graden feedback te verzamelen. Met de Thomas 360 Graden Assessment kunnen mensen snel en gemakkelijk prestatiefeedback verzamelen van hun managers, collega's, teamleden en klanten. Vervolgens kunnen ze dit vergelijken met hun eigen perceptie van hun werkprestaties.